Digitale Belegsortierung
SortNext
SortNext ist die digitale Belegsortierung der BSt Next GmbH – entwickelt ausschließlich für Lohnsteuerhilfevereine. Hochgeladene Steuerbelege werden automatisch erkannt und den Anlagen der Steuererklärung zugeordnet. SortNext gibt eine sortierte PDF-Datei mit allen Belegen sowie eine Excel-Datei mit den Belegen aus – das ersetzt die manuelle Vorsortierung vor der Beratung und schafft Zeit für das persönliche Gespräch.
ab 1,75 € netto je Analyse
Was ist SortNext?
Ein zentraler Baustein der Digitalisierung Ihrer Beratungsstelle: SortNext erkennt hochgeladene Steuerbelege automatisch, ordnet sie den Anlagen der Steuererklärung zu und gibt eine sortierte PDF-Datei sowie eine Excel-Datei mit den Belegen aus. Optional lässt sich das ELSTER-Protokoll des Vorjahres hochladen – daraus erstellt SortNext einen automatischen Vorjahresvergleich, eine präzise Fehlend-Liste und ein fertiges Mitglieder-Anschreiben. Da die Ausgabe als PDF- und Excel-Datei erfolgt, funktioniert SortNext unabhängig von Ihrer bestehenden Steuersoftware – modernes Arbeiten mit Steuersoft, ohne dass Sie etwas austauschen müssen.
Für wen?
Ausschließlich zugelassene Lohnsteuerhilfevereine und ihre Beratungsstellen.
Konditionen
1,75 € netto je Analyse-Einheit, zzgl. 19 % MwSt. Wie viele Einheiten Sie buchen, bestimmen Sie selbst: Sie wählen den Anteil Ihrer Mitglieder, für den Sie Analysen einplanen; die Zahl der Analysen entspricht deshalb in der Regel nicht Ihrer Mitgliederzahl. Der Betrag wird zusätzlich anteilig nach Ihrem Anmeldemonat bis zum 28. Februar des Folgejahres berechnet und Ihnen bei der Registrierung verbindlich angezeigt. Abrechnung je Geschäftsjahr per Überweisung. Der Vertrag läuft bis zum 31. Dezember und verlängert sich automatisch um ein weiteres Kalenderjahr, sofern nicht zum 30. September in Textform gekündigt wird; vor der Verlängerung erinnern wir Sie per E-Mail. Wird der Vertrag nach dem 30. September geschlossen, kann abweichend bis zum 31. Dezember desselben Jahres gekündigt werden. Auch nach einer Kündigung bleibt Ihr gebuchtes Kontingent noch bis zum 28. Februar des Folgejahres nutzbar (Abgabefrist der Steuererklärungen). Nachgekaufte Kontingent-Pakete sind davon unabhängig: Sie bleiben 24 Monate ab Kaufdatum nutzbar — auch über das Vertragsende hinaus.
Individuell
Vereinsspezifisches Layout
Auf Wunsch passen wir gegen Aufpreis das Layout der ausgegebenen PDF sowie das gesamte Programm vereinsspezifisch an – abgestimmt auf das Erscheinungsbild Ihres Vereins.
Loslegen
SortNext starten
Richten Sie Ihren Zugang direkt im Kundenportal ein – Konto Ihrer Beratungsstelle anlegen, SortNext auswählen und loslegen.
FAQ
Fragen zu SortNext
- Für wen ist SortNext geeignet?
- SortNext ist ausschließlich für zugelassene Lohnsteuerhilfevereine und ihre Beratungsstellen konzipiert.
- Müssen gescannte Belege durchsuchbaren Text enthalten?
- Nein, das ist nicht zwingend. Die besten Ergebnisse erzielen Sie aber mit Texterkennung (OCR): entweder mit einem Scanner, der OCR beherrscht, oder indem Sie die gescannte PDF vorher mit einem PDF-Programm per OCR bearbeiten. SortNext verarbeitet PDF-Dateien sowie gängige Office-Dokumente. Auch eingescannte oder fotografierte Belege werden erkannt.
- Wozu kann ich das ELSTER-Protokoll des Vorjahres hochladen?
- Optional: Laden Sie zusätzlich das ELSTER-Protokoll des Vorjahres hoch, erstellt SortNext einen automatischen Vorjahresvergleich – eine präzise Liste fehlender, wiederkehrender Belege, eine Markierung dessen, was gegenüber dem Vorjahr neu ist, sowie ein fertiges Mitglieder-Anschreiben mit konkreten Hinweisen.
- Werden die Belege auf einem Server gespeichert?
- Ja, während der Bearbeitung. Die Verarbeitung ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) abgesichert. Ergebnisse und Belegkopien werden 7 Tage nach der letzten Ausgabe automatisch gelöscht, nicht ausgegebene Vorgänge 30 Tage nach der letzten Bearbeitung. Für die Wiedervorlage gespeicherte Anschreiben und Analyseblätter bleiben, bis Sie den Vorgang erledigen, höchstens 90 Tage.
- Kann das Layout an unseren Verein angepasst werden?
- Ja. Auf Wunsch passen wir gegen Aufpreis das Layout der ausgegebenen PDF sowie das gesamte Programm vereinsspezifisch an.
- Was kostet SortNext?
- Im Jahres-Kontingent kostet eine Analyse-Einheit 1,75 € netto zzgl. 19 % MwSt. Die Anzahl der Einheiten ergibt sich aus der Mitgliederzahl Ihrer Beratungsstelle und einem von Ihnen gewählten Prozentsatz (Standard 70 %). Brauchen Sie mehr, gibt es Nachkauf-Pakete: 25 Analysen für 81,25 € oder 50 Analysen für 125,00 € netto. Der Vertrag läuft bis 31.12. und verlängert sich automatisch um ein Jahr; Kündigung bis 30.09. in Textform. Wer nach dem 30.09. abschließt, kann bis 31.12. desselben Jahres kündigen. Der Betrag wird zusätzlich anteilig nach Ihrem Anmeldemonat bis zum 28. Februar des Folgejahres berechnet und Ihnen bei der Registrierung verbindlich angezeigt, bevor Sie absenden.
- Wie lange läuft der Vertrag und wie kündige ich?
- Der Vertrag läuft bis zum 31. Dezember und verlängert sich automatisch um ein weiteres Kalenderjahr, sofern Sie nicht zum 30. September in Textform kündigen. Rechtzeitig vor der Verlängerung erinnern wir Sie per E-Mail. Wird der Vertrag nach dem 30. September geschlossen, kann abweichend bis zum 31. Dezember desselben Jahres gekündigt werden. Ihr gebuchtes Kontingent können Sie auch nach einer Kündigung noch bis zum 28. Februar des Folgejahres nutzen (Abgabefrist der Steuererklärungen). Nachgekaufte Kontingent-Pakete sind davon unabhängig: Sie bleiben 24 Monate ab Kaufdatum nutzbar — auch über das Vertragsende hinaus.
- Kann ich das Ergebnis direkt in Steuersoft importieren?
- Einen Direktimport gibt es nicht. SortNext liefert eine PDF und eine Excel-Tabelle, die Sie in Ihre Steuersoftware übernehmen. SortNext funktioniert unabhängig von der eingesetzten Steuersoftware.
- Ist SortNext eine Softwarelösung zur Effizienzsteigerung bei Lohnsteuerhilfevereinen?
- Ja, genau das ist der Zweck von SortNext: die manuelle Vorsortierung von Belegen entfällt, Beratungsstellen gewinnen Zeit für die persönliche Beratung statt für Verwaltungsaufwand.
- Muss ich für nachgereichte Belege erneut zahlen?
- Nein. Nachreichungen zu einem bestehenden Fall sind kostenlos, wenn Sie Mitgliedsnummer und Veranlagungszeitraum genauso erfassen wie beim ersten Mal.
- Der Fall ist nach 7 Tagen gelöscht, das Mitglied kommt später – kostet die erneute Analyse wieder 1,75 €?
- Nein, sie ist kostenlos. Laden Sie die damals erstellte Excel-Tabelle und die PDF zusammen mit den neuen Belegen hoch und erfassen Sie Mitgliedsnummer und Veranlagungszeitraum genau wie beim ersten Mal. Weicht eines davon ab, etwa durch einen Tippfehler, wird die Analyse neu berechnet.
- Kann ich SortNext kostenlos testen?
- Ja. Nach der Registrierung Ihrer Beratungsstelle auf bst-next.de stehen Ihnen 3 kostenlose Analysen zur Verfügung.
- Ab wann kann ich SortNext nutzen?
- Die Testanalysen sofort nach der Registrierung. Ihr gebuchtes Kontingent wird nach Zahlungseingang freigeschaltet; bei Banküberweisung kann das 1–3 Werktage dauern.
- Muss ich jeden Beleg einzeln bestätigen?
- Nein. Sie können Belege einzeln bestätigen oder korrigieren – oder mit „Alle bestätigen" alle Zuordnungen auf einmal übernehmen.
- Warum werden auch Lohnsteuerbescheinigung und Krankengeld analysiert, obwohl diese Daten ohnehin abgerufen werden?
- SortNext analysiert, was das Mitglied vorlegt. Sie können Unterlagen vorher aussortieren – müssen es aber nicht: Die Zuordnung ist ein Klick, und Sie können jederzeit nachweisen, dass Sie alle eingereichten Unterlagen gesichtet und bewertet haben.
- Werden nachgereichte Belege gesondert gekennzeichnet?
- Nein. Nachgereichte Belege werden wie alle anderen in die Ausgabe einsortiert; eine sichtbare Markierung „nachgereicht" gibt es aktuell nicht.
- Wie lade ich das Ergebnis herunter?
- Nach der Prüfung klicken Sie auf „Fertigstellen" und laden das Ergebnis herunter: die sortierte PDF, die Excel-Tabelle und das Assistenzblatt als separate PDF. Speichern Sie die Dateien dort, wo Sie Ihre Fallunterlagen auch sonst ablegen.
- Erkennt SortNext zusammengehörige Seiten? Kann ich umsortieren?
- Ja, mehrseitige Belege werden erkannt und in der Prüfansicht gemeinsam angezeigt. Ein manuelles Umsortieren oder Zusammenführen von Seiten ist derzeit nicht möglich.
- Wie viele Belege kann ich auf einmal hochladen?
- Es gibt keine Begrenzung.
- Ab wie vielen Belegen lohnt sich SortNext?
- Eine Mindestmenge gibt es nicht. Je mehr Belege ein Fall hat, desto größer ist die Zeitersparnis – vor allem dort, wo viele kleine Beträge zu summieren sind, etwa bei außergewöhnlichen Belastungen.
- Ich bekomme alle Belege in einer einzigen PDF – geht das?
- Ja. SortNext zerlegt die Datei in Einzelseiten und analysiert jede Seite einzeln.
- Können Belege fürs Finanzamt markiert werden?
- Eine Markierung einzelner Belege gibt es nicht. Die sortierte Haupt-PDF ist aber so aufgebaut, dass sie als Beleg-Unterlage fürs Finanzamt dienen kann; das Assistenzblatt liegt bewusst als separate Datei bei und ist nicht Teil dieser PDF.
- Lernt die KI nur für mich oder für alle?
- Für alle. Korrigieren Sie eine Zuordnung, kann SortNext daraus Schlüsselwörter für die Kategorie ableiten. Nach Prüfung durch uns verbessern geprüfte Schlüsselwörter die Zuordnung für alle Beratungsstellen.
- Werden ausländische Rentenbescheinigungen erkannt (z. B. eine französische Rente)?
- Sie werden als Rentennachweis zugeordnet. Eine eigene Kategorie für ausländische Renten gibt es nicht – bitte prüfen Sie diese Belege in der Prüfansicht besonders.